Как подготовиться к презентации, чтобы выступление было убедительным и запоминающимся

Нервничать перед незнакомой аудиторией — совершенно нормально. Даже у опытных спикеров порой потеют ладони и путаются мысли. Вместе с MSI собрали советы, которые помогут чувствовать себя увереннее.   

Устроить генеральный прогон 

Опыт выступлений перед публикой иногда ограничивается школьными уроками литературы, на которых нужно было рассказывать стихи перед всем классом. Но даже они не у всех проходили комфортно. Дома «Мой дядя самых честных правил…» отлетало от зубов, а у доски под взглядом учительницы и одноклассников голос начинал дрожать, а рифмы разбегались в разные стороны. 

Чтобы не растеряться на рабочей презентации, материал лучше репетировать не наедине с собой, а сразу перед зрителями. На роль аудитории подойдёт кто-то из друзей или семьи, а если тема сложная — можно попросить кого-то из коллег. Человек, который разбирается в материале, подскажет, какие моменты нужно усилить, а от каких можно отказаться. 

Писать весь текст или только опорные пункты — решать вам. Например, коуч по публичным выступлениям Элизабет Ван Ден Берг считает, что доля импровизации делает речь живой. Но если это ваш дебют в качестве презентатора, подготовленный конспект может выручить.

Заранее проверить технику и слайды  

Редкий спикер не начинает нервничать, когда в ответственный момент не запускается проектор или зависает презентация. Неловкие паузы могут заставить презентующего растеряться, а аудиторию — потерять фокус и отвлечься на посторонние дела. Перейти к теме встречи в такой атмосфере бывает непросто. Чтобы обезопасить своё первое выступление, заранее загляните на площадку и пройдитесь по списку: 

• Включите проектор и оцените качество изображения. 
• Проверьте, подключены ли микрофоны.
• Запустите любое видео или трек, чтобы отрегулировать звук колонок. 

Также будет полезно открыть на подключённом к оборудованию ноутбуке саму презентацию и прощёлкать её кликером. Во-первых, сможете убедиться, что гаджеты исправны, а слайды переключаются нормально. Во-вторых, перепроверите материал. Случается так, что версия ПО, на котором собирали презентацию, отличается от той, что установлена на гаджете в аудитории. Из-за этого могут валиться шрифты, а медиафайлы вроде видео или интерактивной инфографики воспроизводиться некорректно. А ещё можно на всякий случай захватить собственный ноутбук — если с презентацией на флешке или в облаке что-то пойдёт не так, получится оперативно устранить все проблемы.      

Накидать план диалога  

Сольное выступление — важная часть презентации, но не единственная. У слушателей наверняка возникнут вопросы, на которые спикеру важно будет ответить. Успех здесь зависит от двух вещей: глубокого владения темой и умения предугадывать ход диалога. Перед презентацией попробуйте нащупать «‎узкие места» в материале — скорее всего, к ним возникнут вопросы. Часто такими оказываются цифры и прогнозы. 

Допустим, вам нужно провести встречу с инвесторами и «продать» им какой-то продукт. Вы планируете говорить о том, какой он технологичный и прорывной, как встряхнёт рынок и станет бенчмарком среди конкурентов. Такой пиар может заинтриговать слушателей, но не даст полного представления о результатах вложений. Поэтому вопросы будут крутиться вокруг точки безубыточности, планов по продажам и других экономических показателей проекта. Сыграйте на опережение и посчитайте эти значения заранее.    

Во время подготовки выступления будет нелишним почитать свежие материалы, связанные с темой презентации. Например, обзоры лидеров рынка или анализ проблем ниши. Составьте список возможных уточнений и подготовьте аргументированные ответы на них — это поможет снять эффект неожиданности и дать убедительный комментарий.   

Хорошо выспаться и не увлекаться кофе в день выступления

Подготовка может затянуться допоздна. Но кропотливая вычитка слайдов или инсценирование диалога со слушателями до глубокой ночи не всегда помогает выступить лучше. Недостаток сна плохо сказывается на концентрации, и скорость решения задач замедляется. После ночи бодрствования многие и так чувствуют себя разбитыми, а когда на это накладывается волнение от мероприятия, «система» может фатально зависнуть в самый ответственный момент. Так что рекомендованные 7–9 часов сна накануне — хорошее решение.  

Кофе — постоянный спутник рабочих процессов, но в день презентации лучше ограничиться одной чашечкой с утра. Дело в том, что после четвёртого-пятого эспрессо накапливается та доза кофеина, которая усиливает тревожность, вызывает головную боль и повышенную потливость. У кофе есть ещё одна неприятная побочка — мочегонный эффект. Сосредоточится на выступлении, когда организм требует срочно отвести его в уборную, довольно трудно.

Отключить уведомления в чатах 

Посторонние оповещения отвлекают и спикера, и слушателей. Кроме того, может возникнуть неловкая ситуация, если на фоне серьёзной презентации всплывёт сообщение от мамы с просьбой зайти в супермаркет за молоком или любовное послание от партнёра. Если планируете использовать личный ноутбук, проверьте, чтобы веб-версии мессенджеров тоже были закрыты. Для надёжности можно выйти и из почты — чтобы выступление не прерывали рассылки об акциях и рабочие имейлы.

Сразу фиксировать обратную связь  

Презентация может перерасти в дискуссию, на которой прозвучит много интересного. Возможно, руководитель захочет поручить вам какие-то задачки, связанные с темой выступления. Или коллеги попросят выслать презентацию кому-то из клиентов. Чтобы ничего не потерять, лучше сразу зафиксировать всё полезное. Если вам привычнее писать от руки, на презентацию можно взять блокнот. А если печатать — подготовить чистую заметку в смартфоне. Так будет удобно записывать фидбэк. 

Полагаться только на память в такой момент немного рискованно, даже если вам несвойственно забывать услышанное. Дело в том, что стресс вызывает резкий гормональный всплеск, а когда триггерная ситуация заканчивается, организм всеми силами пытается восстановиться. Поэтому порой воспоминания «подчищаются» вместе с полезной информацией.