Как распланировать дела, чтобы успеть всё до Нового года: пошаговая инструкция

Пять минут, пять минут — бой часов раздастся вскоре! А у вас висит незакрытый проект, рабочие имейлы ждут ответа, подарки не куплены и, кажется, оливье будет без зелёного горошка… Чтобы не оказаться в такой ситуации, предлагаем озаботиться планом действий уже в начале декабря. Подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет выжить перед новогодними праздниками и всё успеть. 

Шаг 1. Составьте список дел 

Для начала нужно определиться, что именно вам нужно успеть сделать до Нового года. Для этого понадобится около часа свободного времени и место, куда вы будете всё записывать: обычная тетрадь с ручкой, excel-таблицы или же специальные сервисы для планирования. Чтобы охватить все дела, распределите их по сферам. Например, можно выделить следующие направления: 

• Работа. 
• Дом (генеральная уборка, расхламление, украшение квартиры к праздникам). 
• Подарки друзьям, близким и коллегам. 
• Новогодняя вечеринка (в том числе праздничное меню). 
• Финансы (здесь подразумевается погашение долгов, составление бюджета, проверка подписок и других «финансовых утечек»). 
• Личная жизнь (сюда можно отнести встречи с друзьями, вылазки на каток, походы на новогодние спектакли и другие развлечения во время каникул). 

Шаг 2. Расставьте приоритеты 

После того как список задач зафиксирован, становится легче: не нужно держать всё в голове. Нередко масштабы оказываются не такими ужасными, как казалось, пока вы об этом думали. Следующее действие — оценить объём дел и понять, какие действительно требуют срочного решения в декабре, а какие можно перенести на январь следующего года. 

Помните: не обязательно делать всё в одиночку. Подумайте, какие из задач вы можете разделить с друзьями и партнёром, а какие и вовсе делегировать. 

Чтобы оценить приоритетность задач, можно воспользоваться несколькими методами: 

Метод 4D

Этот метод подразумевает, что все задачи можно разделить на четыре категории: 

• Do Now — это приоритетные задачи, которые обязательно нужно закрыть в ближайшее время.
• Do Later — задачи, которые важно сделать, но сроки пока не горят.
• Delegate — задачи, которые можно поручить кому-то другому.
• Delete — задачи, от которых можно смело отказываться. 

Матрица Эйзенхауэра

Ещё один инструмент тайм-менеджмента, который, по слухам, придуман 34‑м президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Нужно составить таблицу из двух столбцов «Важное» и «Неважное» и двух строк — «Срочное» и «Несрочное». Все задачи распределяются по получившимся клеткам: «Важные и срочные», «Важные, но не срочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные». Глядя на итоговую картину, вы можете определить, что для вас приоритетно, а на что не стоит тратить время. 

При распределении дел не забывайте опираться на собственные ориентиры. Например, подруга предлагает вам вместе пойти за подарками, а вы изначально планировали заказать всё на маркетплейсах. Вы соглашаетесь, чтобы её не обидеть, но жертвуете временем, которое планировали потратить на другие задачи. Здесь важно определиться, что будет приоритетом именно для вас.

Интуитивный метод 

Здесь всё просто: полагаетесь на свои ощущения и делите все задачи на три категории: успеть, можно перенести, не обязательно. Задачи, которые получат метку «Успеть», — это те, которые нужно обязательно сделать до конца декабря. «Можно перенести» — сделать желательно, но, если не получится, ничего страшного. «Не обязательно» — вычёркиваются из списка дел, чтобы не тратить на них нервы и время. 

Шаг 3. Подготовьте реалистичный план 

Когда приоритеты расставлены, можно составить еженедельное и ежедневное расписание. Распределите, на какой неделе декабря какими задачами вы займётесь, а затем выделите каждой из них свой день. Не пытайтесь запихнуть всё и сразу в первые недели или, наоборот, оставить как можно больше дел на потом. Лучше равномерно расставить задачи и заложить время на непредвиденные обстоятельства. 

Чтобы грамотно распределить дела, воспользуйтесь методами тайм-менеджмента. 

Метод «1 – 3 – 5» 

В первую очередь, продумывая список дел, воспользуйтесь правилом «1 – 3 – 5». Это когда вы в день берёте одну большую задачу — приоритетную и важную. Три средних из раздела «Важные, но несрочные». И пять маленьких и не срочных, которые, если что, можно перенести. 

Правило двух минут 

Порой некоторые маленькие задачи действительно могут потеряться. Чтобы этого не произошло, Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», придумал «Правило двух минут». Оно гласит: если задача занимает две минуты или меньше, сделайте её прямо сейчас. А лучше — в первую очередь. Это, кстати, может помочь в борьбе с ленью и прокрастинацией. Доказано, что, чтобы их победить, нужно просто начать делать. Маленькие действия в начале дня — шаг к более крупным делам. 

Метод «Съесть слона по кусочкам» 

Если вас пугают большие дела, которые требуют много сил и энергии, то тут на помощь приходит метод «Съесть слона по кусочкам». Он предлагает разбивать большие задачи на несколько маленьких, и тогда действительно становится легче. Например, у вас есть такой неподъёмный пласт — задача «украсить дом». Её можно поделить на «кусочки»: нарядить ёлку, развесить гирлянды, сделать снежинки на окнах и так далее. 

Метод «Тайм-бокс» 

Чтобы работа была эффективнее, фокусируйтесь на чём-то одном и не пытайтесь быть многозадачным. Будьте последовательны: делайте одно дело за другим. Здесь можно воспользоваться методом «Тайм-бокс». В ежедневном плане чётко пропишите время, которое вы собираетесь потратить на каждую из задач. Это может быть работа над одной или несколькими похожими. Например, фиксируете, что этот час потратите на оплату счетов, следующий — на составление списков подарков и покупок, а затем два-три часа будете делать генеральную уборку. Занимаясь одним делом, не переключайтесь на другие, пока не закончите. 

Шаг 4. Помните про внешние факторы 

Вот несколько лайфхаков, на которые можно опираться, составляя план: 

• Подарками лучше озаботиться в начале месяца — не забывайте про время на доставку и держите в голове, что за несколько дней до Нового года в офлайн-магазинах будет большой ажиотаж.
• Подарки удобно упаковывать по мере покупок — не ждите, пока приобретёте всё. Это поможет сэкономить время. Можно включить эту задачу в список мелких дел: упаковывать по два-три подарка за вечер. 
• Некоторые продукты для новогоднего меню можно купить заранее (например, крупы и консервы), в то время как другие — только за несколько дней. 
• Если вы планируете украшать квартиру к праздникам, для этого тоже нужно выделить отдельное время, чтобы не делать всё впопыхах.
• Уборку лучше не откладывать на последний день — как правило, 31 декабря много времени уходит на готовку и различные мелочи. К тому же не хочется быть в мыле и нервничать за несколько часов до праздника;
• Билеты на новогодние спектакли и концерты, в том числе и те, которые будут проходить в январские праздники, обычно разбирают заранее, поэтому есть смысл купить их в начале декабря.

Что ещё важно учесть

• Чтобы не выгореть до конца декабря, установите ежедневные ограничения по времени. Например, решите для себя, что занимаетесь делами ровно до 21:00. Дальше начинается время, в которое вы расслабляетесь, занимаетесь собой и ни о чём не думаете. 

• Пересматривайте план раз в несколько дней и меняйте приоритетность задач, если это необходимо. В декабре 31 день — за это время некоторые дела, которые в начале месяца казались важными, способны потерять актуальность. 
• Помните: план — это не строгое руководство, а инструмент, который должен облегчить вам жизнь. Как бы идеально он ни был продуман, что-то может пойти не так. Есть обстоятельства, на которые вы не можете повлиять. Поэтому постарайтесь не винить себя и разрешайте себе поблажки.