5 неочевидных методов тайм-менеджмента, которые помогут меньше тревожиться и больше успевать

Сделали подборку на случай, если вы уже попробовали все стандартные техники управления временем — от матрицы Эйзенхауэра до метода слона — но так и не нашли для себя что-то подходящее. 

Метод мини-дней

Если жалеете, что в сутках всего 24 часа, превратите один обычный день в три коротких. Предприниматель и эксперт по личной эффективности Эд Майлетт в своей книге «Не стойте в очереди за успехом» рекомендует этот приём всем, кто хочет повысить концентрацию и успевать больше. Эффект основан на работе мозга: чем меньше временные рамки, тем более срочной нам кажется задача — и тем лучше мы работаем. 

Как применить

1. Вычтите из 24 часов обычную для вас продолжительность сна и поделите оставшееся время на три блока. 

Например, вы привыкли спать с 23:00 до 07:00. Тогда мини-дни могут выглядеть так: первый — с 07:00 до 12:00, второй — с 12:00 до 18:00, третий — с 18:00 до 23:00. 

Перерывы между блоками не нужны. Тут всё как с настоящими сутками: одни закончились, сразу начинаются следующие. 

1. Составьте отдельный план задач для каждого мини-дня. 
2. Работайте с планом, как с обычным to-do-листом: отмечайте готовые задачи, переносите невыполненные на следующие мини-дни, отслеживайте продуктивность.

Концентрируясь на каждом коротком «сегодня», мы внимательнее относимся к минутам, которые тратятся в никуда. Так полезного времени становится больше. 

Метод пятиминутки

Сколько коротких перерывов вы делаете в день? В неделю? А во сколько часов они складываются за год? Если переосмыслить подход к пятиминуткам и планировать их содержание, это время можно провести продуктивнее. 

Как применить

1. Составьте список задач, которые нужно сделать в ближайшее время.
2. Разбейте их на подзадачи так, чтобы на одну уходило от 5 до 15 минут. 
3. Выполняйте подзадачи во время перерывов.
4. Фиксируйте прогресс.

Если вам кажется, что это обычная смена занятий — так и есть. Но она даёт плоды при чередовании видов деятельности. Чтобы успеть и отдохнуть, и закрыть дополнительную задачу, стоит сменять умственную работу физической. Например, если большую часть времени вы анализируете базы данных, в перерывах можно помыть ванну или пропылесосить ковёр. Это полезнее, чем по привычке читать новости или листать рилсы, которые лишь нагружают мозг новой информацией. 

Метод закрытых списков

Со школы нас учили не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Британский коуч Марк Форстер советует поступать ровно наоборот. Сделайте свои списки дел закрытыми, а все новые задачи распределяйте на следующие дни. В пользу такого решения есть несколько аргументов.

Что происходит обычно: мы составляем план на день, а потом начинается хаос — новые задачи прилетают на почту, в мессенджерах и напрямую от коллег. Если добавлять их в текущий список, он будет расти. С каждым новым пунктом шанс успеть всё запланированное улетучивается, и это снижает мотивацию. А ещё вынуждает нас каждый раз оценивать приоритетность задач, чтобы выяснить, какая должна быть следующей. В итоге продвигаются только срочные дела, а до целей без дедлайна руки так и не доходят.

Закрытые списки помогают выполнить всё, что было запланировано. При этом испытать удовлетворение от проделанной работы и не мучиться с ранжированием дел. Ведь если все задачи будут готовы, заниматься ими можно в любом порядке. 

Как применить

1. Составьте план на день. Это можно сделать в календаре, заметках смартфона или отдельном таск-менеджере. Выберите формат, удобный для вас.
2. Подведите под планом черту — она означает, что список закрыт.
3. Начните работу, выполняя задачи по одной в любом порядке. Не забывайте отмечать готовые. 
4. Новые задачи вносите в список на другой день. Подумайте, какие из дел действительно принесут пользу, а от чего можно отказаться.
5. Срочные задачи записывайте под чертой. Приступайте к ним после выполнения основного плана — если останется время.

Ключевое преимущество метода в том, что он заставляет глубже анализировать важность и срочность задач, помогает отказаться от несущественного. 

Метод 100 блоков

Тим Урбан, интернет-писатель и спикер TED, нашёл графический способ планировать время в течение дня. Он подсчитал, что взрослый человек бодрствует 16–17 часов, это около 1 000 минут. Если разделить их на 10-минутные промежутки, получится 100 блоков. Именно столько каждый из нас получает, просыпаясь утром:

Таблица наглядно показывает конечность времени. Благодаря ей любую задачу можно измерить в квадратах-десятиминутках и решить: стоит она того или нет. Становится очевидно, что потратить три блока на приготовление ужина — приемлемо, а столько же на просмотр мемов — не очень. Таблица помогает увидеть, что для вас действительно важно, и направить свои силы туда.

Как применить

1. Распечатайте макет с сеткой блоков. Можно просто сохранить картинку выше.
2. Распределите задачи на день: обведите блоки для каждого конкретного дела и запишите названия задач.
3. Планируя, задавайте себе вопросы. Достаточно ли квадратов вы тратите на себя? Какие занятия забирают много квадратов, при этом дают мало пользы? От каких неважных дел можно отказаться, получится ли их сократить, делегировать? Чем вы хотите занять свободные блоки?
4. Закрашивайте квадраты у выполненных задач.
5. Анализируйте, как меняется наполнение сетки день ото дня и помогает ли она распределять время эффективнее. 

Метод швейцарского сыра

Этот приём подходит для больших задач и сложных проектов. Нужно поделить весь процесс на шаги (дырки) и выполнять их не последовательно, а хаотично (как отверстия в сыре) — начав с тех задач, которые кажутся легче и привлекательнее. Это помогает втянуться в работу и не стопориться на первых этапах.

Как применить

1. Поделите задачу на этапы, которые можно реализовать независимо друг от друга. Например, ваш проект — поступление на языковые курсы в Европу. Тогда подзадачи могут быть такие: выбрать страну, посчитать бюджет, найти школу, получить визу, забронировать жильё и так далее. 
2. Начните с тех задач, которые вам больше нравятся, оставляя самое сложное и скучное напоследок. Возможно, вы захотите начать с получения шенгенской визы, потому что не раз проходили эту процедуру. А конкретную страну можно выбрать уже потом. 
3. Когда почувствуете сопротивление задачам, оглянитесь и посмотрите, какой путь уже пройден. Это поможет довести дело до конца.

Метод швейцарского сыра похож на популярный метод слона, который призывает делить большой проект на удобоваримые кусочки. Отличие этих подходов — в последовательности выполнения задач. Сырный метод не принуждает проходить этапы один за другим. Это даёт больше свободы. 

Бонус: ещё 5 способов тратить время эффективнее

Правило трёх. С утра выбирайте три самые важные задачи на день и постарайтесь сосредоточить свои усилия на них. Даже если не удастся выполнить всё запланированное, главное у вас будет готово.

Сначала «зачем» — потом «как». На некоторые задачи мы соглашаемся не подумав: нас попросили, и мы тут же начинаем выяснять детали задания. При этом чужие дела съедают время, которое можно было направить на личные проекты. В следующий раз, столкнувшись с просьбой, спросите себя: «Зачем мне её выполнять?» Отсутствие чёткого ответа — повод отказаться.

Ключевое бревно. Когда сплавляют лес по воде, порой случаются заторы. Деревья путаются, теряют строй и блокируют реку. И виновато в этом одно-единственное бревно. Если его найти и вынуть, не придётся разбирать всё остальное. Так же и с задачами. Максимальный результат дают всего несколько действий. Приучите себя вкладывать силы сначала в них, а уже потом — во всё остальное.

Минутное правило. Внедрите новую привычку: если выполнение задачи займёт всего 1–3 минуты, не вносите её в список — выполните сразу. Зачем копить мелкие дела?

Список «На поговорить». Когда появляется вопрос для обсуждения с человеком, с которым вы общаетесь регулярно, не спешите назначать разговор сразу же — запишите вопрос в блокноте, создав список «На поговорить». На следующей запланированной встрече обсудите все пункты из списка. Это позволит не тратить время на спонтанные беседы и более осознанно подходить к повестке встреч. Минус приёма: он подходит только для несрочных дел.

^{Реклама. erid: LatgC7xh4 / ООО «Новый Книжный Центр»}