Три миллиона россиян работают удалённо. А большая часть общения на такой работе происходит в чатиках. По этому поводу решили напомнить правила деловой переписки, которые облегчат жизнь и вам, и вашим коллегам.
1. Корректно оформите профиль
Используйте настоящее имя и фамилию — так коллегам будет проще найти вас в общем чате. Прикрепите свежую фотографию, на которой вас легко узнать. Лучше выбрать крупный нейтральный портрет на однородном фоне. В описании профиля укажите, чем вы занимаетесь или какая у вас должность.
2. Настройте уведомления так, чтобы вам было комфортно
Члены одной команды могут находиться в разных часовых поясах и отправлять сообщения в любое время суток. Уведомления не должны будить вас ночью или во время важной встречи. Для этого выберите в настройках телефона пункт «Не беспокоить» и установите нужное время. Например, заглушите оповещения с 22:00 до 7:00. Также можно убрать звуковые сигналы или временно отключить уведомления конкретного чата.
3. Не отправляйте сообщения в нерабочее время
Уважайте личное пространство коллег и не беспокойте их в выходные дни и нерабочие часы. Чтобы не забыть послать важную информацию, настройте отложенную отправку сообщения. Чтобы сделать это в телеграме, нажмите на самолётик. Выпадет меню, в котором нужно выбрать пункт «Отправить позже» и настроить время. В электронной почте тоже можно настроить отложенную отправку сообщения. Другие приложения могут не поддерживать эту функцию, в таком случае лучше записать мысль в заметке и дождаться рабочего дня, чтобы отправить сообщение.
4. Представьтесь, если пишете впервые
Конечно, вся информация написана в профиле. Но лучше проявить заботу и написать пару строк о себе и о причине обращения.
5. Обращайтесь к собеседнику по имени
И внимательно проверяйте имена на опечатки перед отправкой сообщения. А если вы всё-таки ошиблись — ничего страшного, главное, извинитесь перед собеседником и исправьтесь.
6. Пишите грамотно
Проверьте сообщение на опечатки перед отправкой. Если сомневаетесь в написании слова или каком-то правиле, можно уточнить его на «Грамоте.ру». Если обнаружили ошибку в уже опубликованном сообщении, исправьте её. Если в мессенджере есть функция «редактировать сообщение» — воспользуйтесь ей.
7. Старайтесь не засорять чат лишней информацией
Формулируйте мысли коротко и ясно. Если вопрос касается одного-двух человек, пишите не в общий чат, а в личку.
Не злоупотребляйте мемами и картинками с милыми животными. Лишние сообщения отвлекают и мешают искать действительно нужную информацию. Впрочем, в пятницу вечером пара котиков, может, и не повредит!
Со смайликами такая же история — они помогают передать эмоции и показать доброжелательный тон, но лучше ставить не больше одного-двух смайлов на сообщение.
8. Отвечайте по возможности быстро и по делу
А если ответ требует времени — скажите об этом собеседнику и сориентируйте по срокам. Старайтесь не использовать сокращения и аббревиатуры, за исключением общепринятых. Прошли времена эсэмэсок, когда каждый символ был на вес золота. Не стоит писать «ДД» вместо «Добрый день!» или «КМК» вместо «Как мне кажется».
9. Не используйте голосовые сообщения
Слушать голосовые сообщения долго и не всегда удобно. Когда нет возможности печатать, используйте голосовой набор — эта функция есть у большинства современных смартфонов. Если по каким-то причинам необходимо отправить именно голосовое сообщение, сопроводите его письменным пояснением. Так собеседник поймёт, насколько эта информация актуальна для него, и выберет удобное время для прослушивания.
10. Снабжайте ссылки и файлы пояснениями
Если нужно отправить какой-то документ, обязательно напишите, что это такое и зачем нужно. Так в чате будет легче искать нужную информацию.
11. Структурируйте беседу
Когда в чате одновременно общается несколько человек, легко запутаться. Если платформа позволяет, используйте ветки беседы и прикрепляйте ответ к нужному сообщению.
Станьте первым, кто оставит комментарий