Что бы ни говорили пособия по эффективному менеджменту, делегирование — это сложно! Кажется, что быстрее всё сделать самостоятельно, чем объяснять задачу другому, а потом исправлять ошибки. Но рано или поздно все сталкиваются с ситуацией, когда время и силы кончаются и становится невозможно всё тащить на себе. Причём это актуально как для работы, так и для личной жизни.
Шаг 1. Выбрать задачи для делегирования
Рутинные задачи. Это мелкие несложные дела, которые приходится делать регулярно. Например, планировать командировки и встречи, готовить информационные материалы для клиентов, вести корпоративный сайт и соцсети. Вы и сами можете всё это делать быстро и качественно. Но эти задачки заполняют всё ваше время и не дают заниматься действительно важным. Если их делегировать, вы высвободите свои ресурсы и принесёте больше пользы компании.
Задачи, для которых не хватает компетенций. Вы можете сами сделать дизайн рекламного буклета или настроить бота в мессенджере для приёма заявок от клиентов. Но если раньше вы никогда этим не занимались, придётся разбираться с нуля. Вы потратите время, а результат будет хуже, чем если бы вы обратились к профессионалам. Эффективнее заказать такие услуги на стороне или нанять сотрудника — специалиста в нужной области.
Срочные дела. Когда проект горит и вы чисто физически не успеваете всё закончить вовремя, нужно обращаться за помощью. Грамотно распределив задачи внутри команды, вы с большей вероятностью успеете всё закончить в срок.
Несрочные дела. Важные, но не привязанные к конкретной дате задачи — хорошая возможность не торопясь обучить сотрудника. У вас будет время внимательно обсудить проект и исправить ошибки. У вашего коллеги — возможность разобраться в новом для него направлении без стресса. В будущем он сможет подхватывать срочные задачи, когда в этом будет необходимость.
Хорошей идеей будет обратиться к профессионалам в тех вопросах, в которых вам не хватает компетенций. Например, заказать торт для праздника у кондитера. Или взять несколько занятий у тренера, который быстро и безопасно научит вашего ребёнка кататься на роликах.
Шаг 2. Найти исполнителей
Правильный выбор исполнителей — это половина успеха делегирования. Важно, чтобы сотрудник мог проявить свои сильные стороны. Например, для организации корпоративного мероприятия нужно общаться с большим количеством подрядчиков. Для этой задачи важно выбрать человека, готового много разговаривать и искать компромиссы. А для работы с базами данных нужен внимательный и скрупулёзный сотрудник.
По возможности новые задачи должны помогать сотрудникам развиваться и расти. Например, загрузить простой рутиной специалистов высокого класса — не лучшая идея. Так вы забьёте их время несложными задачами, и они не смогут в полной мере применить свой опыт на пользу компании.
Шаг 3. Передавать дела постепенно
Часто люди боятся делегировать задачи, потому что уже сталкивались с негативным опытом: потратили время на объяснение, а потом пришлось всё переделывать. Здесь нужно учитывать, что обучение сотрудников требует времени. Например, если вы впервые наняли личного ассистента, вряд ли получится в один день передать ему все дела. Начните с маленьких задач: поручите организовать деловой обед или ближайшую командировку. Так будет легче и вам, и помощнику. Он постепенно освоит новые обязанности, а вы научитесь доверять другому человеку и не волноваться за результат.
Шаг 4. Сформулировать задачу и убедиться, что она верно понята
Чтобы человек выполнил задачу так же хорошо, как вы сами, его нужно ввести в курс дела. Например, вы решили нанять сотрудника для ведения соцсетей. Ему нужно понимать, что уже сделано, к какому образу компании вы стремитесь, каких результатов ждёте, какие инструменты продвижения одобряете, а какие считаете недопустимыми.
Лучше фиксировать задачи письменно, чтобы сотрудник мог вернуться к записям и уточнить важные моменты. Для стандартных задач можно создать инструкции.
После того как объяснили задачу, попросите сотрудника рассказать, что он планирует делать и с чего начнёт. Спросите, сколько времени ему потребуется и считает ли он реалистичными поставленные дедлайны. Поинтересуйтесь, достаточно ли у него ресурсов для выполнения задачи. Это поможет убедиться, что вы верно друг друга поняли и ваши ожидания совпадают.
Шаг 5. Передавать не только обязанности, но и права
Помните, что вы поручаете задачу, а не способ её достижения. Не занимайтесь мелочным контролем и позвольте вашим сотрудникам самостоятельно решать, как именно они будут увеличивать продажи на 10% или организовывать корпоратив в честь пятилетия компании.
Вы не зря наняли компетентных специалистов, которые лучше вас разбираются в своих областях. Дайте им возможность проявить себя. Для этого у них должны быть не только обязанности, но и права, то есть возможность самим принимать решения внутри своей зоны ответственности.
Шаг 6. Проконтролировать промежуточные этапы
Кто бы ни выполнял задачу, за конечный результат отвечаете вы сами. Это вам придётся закрывать хвосты, исправлять ошибки и спешно заканчивать проект, если сотрудник пропустил дедлайн. Чтобы не попасть в такую ситуацию, контролируйте процесс выполнения задания.
Степень контроля зависит от опытности сотрудника. Новичку можно помочь составить план действий и попросить отчитываться на каждом этапе. Для более опытного работника достаточно назначить несколько контрольных точек. Проверенный и давно работающий в компании человек может прийти к вам с уже закрытой задачей и готовым результатом.
Чтобы не раздражать сотрудников излишним контролем, можно использовать программы для отслеживания задач. Они могут различаться в деталях, но работают по одному и тому же принципу. Для каждой задачи создаётся карточка с обозначенным дедлайном. Продвинувшись на шаг ближе к цели, сотрудник меняет статус задачи. Так руководитель видит, на какой стадии находится дело в данный момент.
Шаг 7. Оценить результат и похвалить
После выполнения задания обязательно похвалите сотрудника и дайте обратную связь. Подчеркните сильные стороны и удачные находки, укажите слабые места и обсудите, как можно их исправить в следующий раз. Конструктивная критика поможет сотруднику расти и развиваться.
Руководителю важно не только говорить, но и слушать. Попросите сотрудника поделиться впечатлениями о проделанной работе. Что далось ему легко, а что, наоборот, было сложно? Доволен ли он результатами? Готов ли браться за подобные задачи в будущем или хочет попробовать что-то новое?