7 простых способов расставить приоритеты

Закрыть рабочие задачки, записаться к врачу, закончить уборку, приготовить ужин и не опоздать на встречу с подружками — как успеть всё и ничего не забыть? Секрет эффективного тайм-менеджмента: грамотно расставленные приоритеты. Освоить этот навык можно с помощью разных техник. Рассказываем о самых простых и популярных, которые будут полезны не только в работе, но и в повседневной жизни. 

Метод Самой важной задачи

Most Important Task (MIT) — пожалуй, самый простой метод расставить приоритеты. Начинайте каждое утро с выбора 1–3 самых важных дел на день. Причём это необязательно должны быть задачи, которые нужно полностью завершить в течение дня. Можно выделить и что-то менее срочное, но необходимое в перспективе. Так каждый день вы будете делать маленькие шаги для достижения сложной цели.

Метод Уоррена Баффета

Техника известного американского инвестора Уоррена Баффета базируется на принципе Парето, который гласит, что 20% усилий приносит 80% результата. В нашем контексте это будет звучать так: 20% самых важных дел дадут 80% результата.

На практике вам нужно составить список, например, из 20 дел, и выбрать из них 4 (то есть 20% от 20) наиболее важных для вас — тех, которые реально влияют на вашу жизнь в ближайшей перспективе. Остальные или делегируйте, или возьмитесь за них только после выполнения важных задач.

Матрица «усилие — влияние»

Согласно этому методу, все дела или проекты можно оценить по двум ключевым критериям: усилию и влиянию, и таким образом разделить их на 4 группы:

• Сильное влияние и сильное усилие. Важные задачи, которые значительно влияют на вашу жизнь и могут принести в будущем внушительный результат. 
• Слабое усилие и сильное влияние. Это быстрые достижения и быстрые результаты. 
• Слабое влияние и сильное усилие — неблагодарные задачи. От них можно отказаться или перепоручить другим людям. Можно также эти дела заменить на что-то более эффективное или найти другое решение.
• Слабое влияние и слабое усилие. Это рутинные дела, которые практически никак не влияют на достижение важной цели и приносят мало результата.

Изображение: Мария Муреева / Горящая изба

Метод 1 — 3 — 5

Он же метод девяти дел. Это способ расставить приоритеты, при котором на день ставится всего 9 задач. Из них:

• 1 — самое сложное и важное, выполняется первоочерёдно.
• 3 — три средних по важности и масштабу, выполняются в течение дня. 
• 5 — пять мелких, их желательно выполнить, но можно и отложить.

Изображение: Мария Муреева / Горящая изба

Метод Айви Ли (Шваба)

Суть техники в том, чтобы расположить задачи на день в порядке важности и именно в этом порядке их выполнять. В первой половине дня, когда вы ещё полны сил и энтузиазма, сделайте самые важные дела. Более простые и монотонные оставьте на вторую часть дня. 

В оригинальном варианте метода рекомендуется планировать не более шести дел, но это необязательно. Формулировка задачи должна содержать результат, а не процесс. Например, лучше написать «Выучить 20 новых слов на французском языке», а не «Позаниматься французским языком».

Не переходите к следующей задаче, пока полностью не закроете предыдущую. То, что не успели сделать сегодня, перенесите на завтра.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод предлагает рассортировать дела на четыре группы:

• важные и срочные; 
• важные, но несрочные; 
• неважные, но срочные;
• неважные и несрочные.

Взяться в первую очередь нужно за дела из первой группы. Задачи из последней можно смело отложить до более подходящего времени.

Колесо баланса

Колесо баланса — визуальный инструмент, с помощью которого удобно анализировать, насколько равномерно вы распределяйте время и ресурсы в наиболее важных сферах жизни. 

Распечатайте готовый шаблон или расчертите круг от руки и разделите его на сектора, в которые впишите разные сферы жизни: работу, карьеру, бизнес, здоровье, семью, отношения. Оцените каждую из них по десятибалльной шкале в зависимости от того, насколько вы довольны ей в данный момент жизни. Скажем, если вы не удовлетворены своей работой, то можете поставить в этом секторе 3. На получившейся диаграмме вы увидите, каким сферам жизни необходимо уделить больше внимания и времени. Подумайте, что конкретно вы хотите видеть в каждом сегменте, и представьте, например, свою идеальную работу, которой вы поставите 10 баллов. 

Исходя из положения дел в каждой сфере, составьте список задач и целей на ближайшие 2–3 месяца.