Почему списки дел только мешают нам быть продуктивными

Считается, что составление списка дел, или to do-листа, — один из самых простых способов заставить себя работать. Но так ли он хорош на самом деле? Расскажем, кому не подходит этот метод, чем он может быть опасен и на что заменить классический список дел. 

Почему список дел не всегда полезен

Конечно, у этого метода тайм-менеджмента много достоинств. Например, он помогает систематизировать задачи и составить план действий на день. Но в то же время списки дел подходят не всем, и вот почему:

• Много пунктов приводит к парадоксу выбора: если составлять список без учёта приоритетности задач, складывается ощущение, что всё перечисленное нужно сделать прямо сейчас. Это может сказываться на общем уровне тревожности и мешать сосредоточиться. 
• Обилие задач, разных по сложности и времени выполнения, приводит к тому, что вы выбираете из списка самые простые. Так проще закрыть наибольшее количество дел и создать иллюзию продуктивности, тогда как на самом деле сложные и приоритетные проекты будут бесконечно переноситься на будущее. 
• Часть дел в списке никогда не выполняется. Одно исследование показало, что таких дел в листе может быть до 41%. Это происходит по разным причинам: в список вносятся не особо нужные и важные дела или он чрезмерно огромный — люди планируют успеть за неделю то, что едва можно сделать за месяц.
• Задачи в списке не содержат контекста и дополнительной информации о времени, которое требует задача, а также о последствиях, которые нас могут настигнуть, если мы не сделаем дело из листа.
• Повышает тревожность. Незавершённые дела и нереализованные цели вызывают у нас различные мысли и заставляют нас беспокоиться. Так действует эффект Зейгарник — незаконченное действие создаёт психическое напряжение, которое заставляет чувствовать неудовлетворение своей работой.

Чем заменить классический список дел

Таким образом, традиционные списки дел могут подходить не всем. Поэтому предлагаем несколько альтернативных методов тайм-менеджмента, которые могут их заменить.

Календарь вместо списка

Американский коуч и консультант Дэниел Марковиц предлагает заменить список дел производственным планом. Возьмите конкретную задачку из списка дел, оцените, сколько времени она займёт, и перенесите её в свой календарь. Так вы обозначите конкретный дедлайн и будете точно знать, когда нужно закончить это дело. 

Метод пятиминутки

Составьте список задач, которые нужно сделать в ближайшее время. Разбейте их на подзадачи так, чтобы на одну уходило от 5 до 15 минут. Выполняйте подзадачи во время перерывов в вашей основной работе. По сути, это обычная смена деятельности, которая поможет разгрузить мозг и размяться. Будет идеально, если получится менять ещё и вид работы. Например, если большую часть времени вы пишете статью, то в перерывах можно помыть полы или вытереть пыль.

Правило одной минуты

Если дело занимает по времени 1–3 минуты, можно вообще не вносить его ни в какие списки, а делать сразу. Тут снова работает эффект Зейгарник. Мелкие дела копятся, и от их количества пухнет голова и растёт напряжение. Просто выполнив их, вы испытаете облегчение. 

Метод закрытых списков

Британский коуч Марк Форстер советует сделать списки дел закрытыми, а все новые задачи распределять на следующие дни. Обычно мы составляем план на день, а потом начинают прилетать новые задачи на почту, в мессенджеры или напрямую от коллег. Если добавлять их в текущий список, он будет расти, снижая мотивацию. Приходится каждый раз оценивать приоритетность задач, чтобы выяснить, какая должна быть следующей. В итоге продвигаются только срочные дела.Закрытые списки помогают выполнить всё, что было запланировано.

Составьте план на день в удобном для вас формате. Подведите под планом черту — список закрыт. Начните выполнять задачи по одной в любом порядке. Новые вносите в список на другой день. Срочные задачи записывайте под чертой. Приступайте к ним после выполнения основного плана, если останется время.

Метод 100 блоков

Интернет-писатель Тим Урбан нашёл графический способ планировать время в течение дня. Он подсчитал, что взрослый человек бодрствует 16–17 часов — это около 1 000 минут. Если разделить их на 10-минутные промежутки, получится 100 блоков. Именно столько каждый из нас получает, просыпаясь утром:

Полина Мирошниченко / Горящая изба

Таблица наглядно показывает конечность времени. Любую задачу можно измерить в квадратах-десятиминутках и решить, стоит она того или нет. Так, потратить три кубика на приготовление еды — приемлемо, столько же на ленту в соцсети — не очень (хотя и это иногда полезно). 

Распечатайте сетку блоков и распределите задачи на день: обведите блоки для каждого конкретного дела и запишите названия задач. Планируя, задавайте себе вопросы. Какие занятия забирают много квадратов, но при этом дают мало пользы? От каких неважных дел можно отказаться, получится ли их делегировать? Закрашивайте квадраты у выполненных задач.