По закону и с выгодой: как спланировать отпуск на будущий год

Каждый год в компаниях составляют график отпусков. Для кого-то это очередная бюрократическая волокита, а для других — шанс спланировать отдых идеально под себя. Мы решили разобраться, как составляют график отпусков, зачем это работодателю и сотруднику и что делать, чтобы максимально выгодно распределить отпускные дни по году.

Зачем отдел кадров просит выбрать даты отпуска заранее

Чтобы компания не получила штраф. Трудовой кодекс обязывает работодателя утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления нового года. В ходе проверки трудовая инспекция может потребовать документ — и оштрафовать компанию на сумму до 50 тысяч рублей, если графика нет. Цель документа — подтвердить, что у каждого работника будет соблюдено право на ежегодный отдых и что работа компании не приостановится из-за того, что все работники решили одновременно уйти на каникулы. В график включают всех сотрудников, кроме находящихся в декрете женщин, которые не планируют выходить на работу в следующем году.

Чтобы отдых сотрудника не помешал работе. График отпусков служит дополнительной гарантией для работника. Если вы решите уйти в отпуск в предусмотренные планом даты, работодатель будет не вправе вам отказать. Более того, вам даже не придётся писать заявление о предоставлении отпуска: это компания обязана напомнить, что вы отправитесь на отдых, за две недели до его начала. 

Исключительный случай, когда могут не отпустить в запланированный отпуск, — если ваше отсутствие крайне негативно скажется на ходе работы организации, хотя работодатель и будет обязан согласовать с вами перенос отпуска на другие даты или на следующий год. При этом есть категории сотрудников, которые могут уйти в отпуск, даже если это нарушит рабочие процессы в компании:

• работники младше 18 лет;
• работники с вредными и опасными условиями труда.

Наконец, запрещается оставлять сотрудника без отпуска более двух лет подряд. 

Сколько дней отпуска есть у работника

У каждого сотрудника есть право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность по общему правилу равна 28 календарным дням в год. Но некоторые категории граждан вправе претендовать на более длительные каникулы:

• Работники с инвалидностью — 30 дней.
• Судьи, прокуроры, следователи и государственные служащие — 30 дней.
• Несовершеннолетние работники — 31 день.
• Спасатели — от 30 до 40 дней в зависимости от стажа.
• Военные и сотрудники Росгвардии — от 30 до 45 дней в зависимости от выслуги лет.
• Кандидаты и доктора наук, работающие в бюджетных научных учреждениях, — 36 и 48 дней соответственно.
• Педагогические работники — 42 или 56 дней в зависимости от должности.

Отпуск может быть и меньше стандартных 28 дней. Пример — сезонные работники и сотрудники, подписавшие срочный трудовой договор на срок до двух месяцев. Им предоставляют по два дня оплачиваемого отпуска за каждый отработанный месяц. Эти дни можно заменить на денежную компенсацию при увольнении.

Основные отпуска складывать между собой нельзя. Так, доктор наук с инвалидностью не сможет отдыхать 78 дней. Но разрешается добавлять к основному отпуску один или несколько дополнительных оплачиваемых отпусков. Их могут получать следующие категории граждан:

• Работники с вредными или опасными условиями труда — 7 дней.
• Работники с ненормированным рабочим днём — 3 дня.
• Медицинские работники скорой помощи и поликлиник со стажем не менее трёх лет — 3 дня.
• Медицинские работники, участвующие в борьбе с ВИЧ и туберкулёзом, — от 14 до 21 дня в зависимости от должности.
• Медицинские работники, оказывающие психиатрическую помощь, — от 14 до 35 дней в зависимости от должности.
• Работающие в районах Крайнего Севера — 24 дня; в местностях, приравненных к Крайнему Северу — 16 дней.
• Сотрудники дипмиссий в странах с неблагоприятными климатом, экологией или общественно-политической обстановкой — 3 дня.
• Спортсмены и тренеры — 4 дня.
• Граждане, пострадавшие от радиации вследствие Чернобыльской катастрофы, — от 7 до 21 дня.
• Работники гражданской авиации — от 6 до 36 дней в зависимости от налёта.
• Спасатели, участвовавшие в ликвидации последствий чрезвычайной ситуации — до 15 дней.
• Сотрудники антарктической миссии — 44 дня.
• Командированные в Чеченскую республику — по 2 дня отпуска за каждый месяц работы.

Пример подсчёта отпускных дней

Пусть Мария — врач-психиатр, кандидат медицинских наук. Она совмещает работу в психиатрической больнице и является научным сотрудником в медицинском университете в городе на Крайнем Севере, имеет инвалидность. У неё ненормированный рабочий день.

Основной отпуск Марии будем считать, исходя из факта, что она человек с инвалидностью и кандидат медицинских наук. По первому основанию ей полагается 30 дней отпуска, по второму — 36. Значит, её основной отпуск равен 36 календарным дням — эти льготы не складываются.

К основному отдыху можно будет добавить несколько дополнительных отпусков: 24 дня за работу на Крайнем Севере, 35 дней — за работу врачом-психиатром, 3 дня — за ненормированный график. 

Всего у Марии получится отдохнуть 36+24+35+3 = 98 рабочих дней — многие смогут ей позавидовать. 

Включаются ли выходные и праздники в отпуск

Выходные дни являются частью отпуска, за них платят отпускные. Если вам полагаются стандартные 28 дней отдыха, вы хотите уйти в отпуск на две недели и на этот период выпадут две субботы и два воскресенья, то у вас останется не 18, а 14 дней для дальнейшего отдыха в этом году.

С нерабочими праздничными днями дело обстоит иначе: предполагается, что в эти дни отдыхает вся страна и что включить их в отпуск — всё равно что лишить вас праздника. Поэтому, если государственные праздники попали на ваши отпускные даты, они не учитываются в качестве отпуска. Отпускные выплаты за эти дни начисляться тоже не будут. 

Как спланировать отпуск

Отпуск можно дробить на части. При этом одна из этих частей должна составлять не меньше 14 дней — этого требует ст. 125 ТК РФ.

Если вам полагается больше 28 дней отпуска, то вы имеете право отгулять не все (но хотя бы 28 — обязательно!), а остальные дни заменить денежной компенсацией. Однако такое право отсутствует у беременных женщин, несовершеннолетних работников, сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Они должны использовать все положенные дни. Исключение — когда им выплачивают компенсацию за неотгулянный отпуск при увольнении.

Учтите, что гарантированное право уйти в оплачиваемый отпуск появляется только спустя полгода работы в одной компании, при этом вы можете согласовать ваши каникулы с работодателем и раньше. Он обязан предоставить вам отпуск в желаемые вами даты в следующих случаях:

• Вы берёте отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам.
• Вам меньше 18 лет.
• Вы усыновили или удочерили ребёнка младше 3 месяцев.
• Вы муж женщины в отпуске по беременности и родам.
• Вы супруга военного, которому также предоставляется отпуск.
• Вы почётный донор.
• У вас есть ребёнок-инвалид до 18 лет.
• Вы многодетный родитель, вашему младшему ребёнку меньше 14 лет, а старшему — меньше 18 лет.
• Вы устроились на работу по совместительству и у вас запланирован отпуск на эти даты на вашей основной работе.

Выбирать дни для каникул можно по одной из нескольких стратегий:

• Отдохнуть в те дни, которые не являются праздничными, и получить отпускные выплаты за все дни отпуска.
• Совместить отпуск с государственными праздниками. Отдыхать дольше, но получить меньше денег.
• Ориентироваться на иные факторы — время года, цены на проживание в отелях и билеты на самолёт, каникулы детей в школе и прочее.

Разберём каждую из этих стратегий по отдельности.

Стратегия 1: когда идти в отпуск, чтобы получить больше денег

Отпускные легко рассчитать по следующей формуле: за каждый отпускной день вам выплачивают ваш среднедневной доход за последний год или с момента начала работы в компании, если вы трудоустроены в неё меньше года. 

За весь отпуск вы получите: 

среднедневной доход × количество дней отпуска.

При расчёте среднедневного дохода учитывают отработанные вами дни, выходные, праздники и неоплачиваемые отгулы — и полученные либо неполученные за них деньги, включая надбавки и премии. А вот больничные, командировочные и прошлые отпускные в расчётах не участвуют.

Если цель — «не просесть» по деньгам в период отпуска, то следуйте следующим рекомендациям:

• Сначала дождитесь премии (узнайте, в какие даты их выплачивают в вашей компании) и лишь потом идите в отпуск. Так ваш среднедневной заработок за прошлый год окажется выше — как и отпускные.
• Выбирайте даты, в которые не попадут государственные праздники, — так вы получите отпускные за каждый день каникул.
• Исключайте месяцы с большим количеством праздников — январь и май, для отпуска они невыгодны: рабочих дней в этот период мало, а оклад фиксированный, каждый день вашего труда в эти месяцы стоит дороже. Получая за эти дни отпускные в объёме среднегодового заработка, вы не получаете за них более высокую зарплату. Короткий февраль с одним праздником — более приемлемый вариант, «полноразмерные» март, июнь, ноябрь и декабрь, в которых тоже по одному празднику, — ещё лучше, беспраздничные апрель, июль, август, сентябрь и октябрь — совсем хорошо! Чтобы узнать, сколько именно рабочих и нерабочих дней в каждом месяце, воспользуйтесь производственным календарём.

Стратегия 2: когда идти в отпуск, чтобы дольше отдыхать

Если прежде мы советовали остерегаться выходных и праздников, то для тех, кому длительность отпуска важнее суммы выплат, такие дни — лучшие помощники. Оптимально выбирать дни и недели между праздниками, до или после них. Например:

• Возьмите 12 дней отпуска с 24 февраля по 7 марта и отдыхайте все 16 дней с 22-го по 9-е число.
• Не мучайте себя, выжимая продуктивность между майскими: возьмите три отпускных дня между 5 и 7 мая и получите 11-дневные каникулы.
• Оформите «неделимые» две недели отпуска с 16 по 30 декабря — и выходите на работу только ближе к середине января.

Стратегия 3: когда идти в отпуск, чтобы выгодно купить билеты и забронировать отель

Авиабилеты и номера в отелях подчиняются закону спроса и предложения — они стоят дороже в то время, когда нужны большему количеству людей. Если вы планируете сэкономить, избегайте туристических дат: новогодних и майских праздников, летних месяцев. Если хотите путешествовать за пределы России, имеет смысл уточнить даты праздников в стране прибытия. 

В целом конец января — начало февраля, апрель и осенние месяцы могут порадовать приятными ценами. Билеты на поезда и самолёты обойдутся дешевле, если бронировать и оплачивать их заранее, за 1–2 месяца (исключением будут разве что горящие туры). Составление графика отпусков здесь только поможет: с ним вы будете знать, когда именно можно запланировать путешествие.

Изменение графика отпусков: можно ли сдвинуть даты утверждённого отпуска

Если вы согласуете перенос отпуска с работодателем, закон не может этого запретить. Вам потребуется написать заявление, указать в нём новые желаемые даты отпуска и дождаться утверждения работодателем. Скорее всего, он не будет против, но по общему правилу у него есть право не согласовать перенос.

Нельзя отказать в переносе оплачиваемого отпуска только некоторым категориям работников. Например:

• Заболевшим в период отпуска.
• Вынужденным выполнять государственные обязанности в период отпуска.
• Несовершеннолетним работникам.
• Женщинам, которые хотят взять ежегодный отпуск до или после отпуска по беременности и родам.
• Мужьям женщин в отпуске по беременности и родам.
• Работникам, которые усыновили ребёнка до 3 месяцев.
• Почётным донорам.
• Родителям детей-инвалидов до 18 лет.
• Многодетным родителям, младшему ребёнку которых меньше 14 лет, а старшему — меньше 18 лет.
• Супругам военнослужащих, желающих взять отпуск одновременно с самим военным.
• Работникам по совместительству, у которых запланирован отпуск на соответствующие даты на первой работе.

Также работодатель обязан перенести отпуск, если он забыл напомнить сотруднику об отдыхе за две недели до его начала или не выплатил отпускные.

Альтернатива полному переносу отпуска — попросить работодателя предоставить вам пару дней отгула без сохранения заработной платы до или после периода отпуска. Такое решение выручит, если вы хотите взять более выгодные билеты или не упустить горящий тур.